五步构建移动办公室

沈建苗 编译 2008/12/17

移动办公的好处不言而喻，但是构建移动办公的过程也有些繁琐，不过一旦做到科学规划、实施，整个过程也不过是“小菜一碟”。加拿大的出口信贷机构：加拿大出口开发公司（EDC）的员工队伍当中约有150名“孤儿员工”。这些员工包括经常在加拿大国内和全世界出差的客户经理、财务顾问和会计师，他们的工作时间常常有一半以上是走访客户，为客户安排融资、保险、债券和担保书等事项。但是一旦他们走出这家信贷机构设在安大略省渥太华的总部，基本上与企业网络断开了，也无法获取处理工作所必不可少的网络资源。公司的电信与桌面服务经理Dave McNulty对上述情况进行了分析，发现对远程连接和移动连接的依赖成了员工业务发展的薄弱环节。于是，EDC决定为员工建立一个真正的移动办公室，为他们提供软硬件以及通过多个网络接口实现的连接功能。这样员工就可以在出差途中连接公司网络、处理工作。到了客户的公司，也可以访问EDC内部网络上的应用程序和数据。EDC从2007年秋季开始对“移动办公室”项目进行评估，部署的第一个阶段从2008年3月17日开始，三个月后项目全部完工。如今，这家信贷机构的1100名员工中的四分之一（250人）成为了“移动员工”，许多人一半以上的工作时间都不在公司内，其中 165人配备了新的移动办公室平台。EDC到底是如何在三个月内完成如此复杂的一个项目？McNulty表示，自己是按照五个步骤完成了全部过程。第一步：建立一支跨学科小组负责项目。McNulty从这家信贷机构的各个部门领域召来了多名技术专家，并授权这个特别小组负责实施移动办公室项目。这些成员大都彼此熟悉，之前已经共事了很多年。他们各自都有自己精通的领域，包括IT基础架构、数据库服务、应用程序、用户服务中心以及学习与开发部门。他们做的第一件事情就是把会议室设为大本营。“在这个大本营，大家很快团结起来，合作也更加积极，”EDC的高级网络分析师兼该小组技术负责人Craig Doyle说。“大家人大多数平时在后台工作，而这个项目不一样。这个大本营实际上也是我们成立的第一个移动办公室，这让大家干劲十足。”跨学科小组很快继续确定了应该借鉴那些独立的移动应用，它们能各自解决移动办公问题的不同方面，其中包括公司桌面电脑更新项目，支持远程办公人员的项目，甚至还有让员工能够远程办公的疾病大流行防备方案，以防多伦多出现2003年非典之类的疾病大流行。第二步：知道自己想要实现什么样的目标。Doyle表示，衡量移动办公室取得成功的一个主要标准就是，笔记本电脑用户能够像桌面电脑用户那样使用众多的电脑功能，而不是成为企业网络上的孤儿。同时，Doyle也看到，笔记本电脑要将成为企业的延伸部分，必须拥有必要的应用程序、连接功能、管理工具以及远程控制和安全的网络环境。在McNulty看来，移动办公室可不是简单地依赖微软的Outlook Web Access，通过浏览器来访问电子邮件，而是要完全应用微软Office Outlook 2007软件。这样用户连接到公司时，就可以使用电子邮件、联系人、日历和日程任务等方面的全部功能和服务，甚至还有包括EDC公司自己的RSS新闻源。这样即使断开了网络连接，用户照样可以办公，照常处理下载的电子邮件。McNutlty表示，微软的工程师还告诉自己，Office Outlook 2007还能够在将来与微软的Office通信服务器（Office Communications Server）进行集成，用于即时通讯、视频会议和在线出席。移动办公室小组最终决定采用直接访问，取代基于互联网来访问公司服务器上的文件和数据。因此最后EDC部署了思杰XenApp，让EDC的移动员工可以直接处理企业网络上的服务器和桌面应用程序。第三步：弄清楚需要哪种无线连接模式。移动办公室小组根据用户的具体情况，确定了一系列无线应用方案。有些用户可能只有Wi-Fi功能，另一些用户可能除了Wi-Fi功能，还有移动运营商提供的定制数据服务方案。McNulty说：“我们分析了公司里面的每个工作岗位，了解了具体用户的实际情况，从而确定了每个人移动计算的需求，。”移动运营商为EDC提供了蜂窝网络插卡和无线网卡，这些产品还与合作伙伴Trellia Networks公司提供的网络登录客户端软件捆绑在一起，以便管理各种笔记本电脑接入网络的方式，并使之自动化，从而可以根据网络条件自动选择拨号连接、以太网连接、无线局域网连接或者还是3G蜂窝网络连接。。网络登录客户端软件软件还与Aventail、Check Point、思科和北电等供应商提供的虚拟专用网（VPN）客户软件集成在了起来。Doyle说：“以前一个难题就是首先需要确认哪些网络属于EDC可以使用的，然后才能决定VPN客户软件要不要激活。而现在集成以后，大大简化了这项工作，完全能够自动选择。”借助策略管理器（Policy Manager）应用软件，EDC的IT人员可以设置连接策略，移动客户软件（Mobility Client）会自动在笔记本电脑上执行这些策略，不需要用户来决策或操作，可以直接控制众多硬件接口。比方说，如果用户在EDC办公室，策略管理器就会迫使笔记本电脑使用办公室的无线局域网，禁止使用成本高得多的蜂窝网络连接。用户可以从总部的桌面扩展基座抽出笔记本电脑，改而连接至公司无线局域网，离开办公楼后又改而连接至运营商的移动网络连接，通过咖啡店的无线热点则可以连接至VPN线路，然后在远程办事处重新连接至公司的无线局域网。这一切都是自动进行的，并且同时都可以启用所有相应的防范措施。Doyle说：“我们的目标就是，这些决策无须客户机用户自己操心，一切就能够自动无缝地实现。”第四步：挑选适当的客户端软硬件。项目小组列出了作为参考选择的七款笔记本电脑或平板电脑，然后让公司内每一组用户有机会测试一下每一款具体设备，之后他们要填写一份给每款设备评分的书面评估。EDC最后选定了一款惠普的笔记本产品，但是他们要求将操作系统从Windows Vista“降级”至Windows XP。“我们在使用XP方面有着丰富经验，而且XP非常可靠。” Doyle说。由于当时还没有内置的蜂窝模块这种选件，于是EDC为笔记本选购了插入卡，此外每个用户还有内置的GPS、加密的USB存储棒以及“黑莓”智能电话或电子邮件收发设备。笔记本电脑上还安装了包括宝利通公司的PVX视频会议软件，这样可以与另一个笔记本电脑用户或办公室的视频会议室进行点对点视频会议。EDC计划将来支持即时通讯、统一消息发送软件、通过笔记本电脑拨打VoIP电话的软电话以及其他通信功能。项目小组根据从用户和技术支持人员提出的需求，还选出来了一系列软件选择标准。软件要求与现有的基础架构实现集成，还要符合EDC的战略路线图。此外项目小组与用户们共同建立了一种类似的软件测试环境，以获得反馈意见、进行细微调整。第五步：培训用户、规划支持及进行评估。EDC简化部署工作的办法是，请一组组用户参与笔记本电脑方面的三小时培训课，然后把笔记本电脑发放到用户桌面上，桌面上配备了笔记本电脑扩展槽，以取代桌面电脑。培训工作主要在渥太华通过集体培训课来进行开展，EDC的公司培训小组负责了这项工作。McNulty表示，总的来说，培训课效果良好。但来自用户的反馈意见显示，IT人员试图把太多的信息加入到培训课当中。 “在将来，我们会把培训课的内容划分得很细。公司打算其中一部分内容利用互联网和视频培训来传授，还打算增加真人上课的内容。”谈到如何让技术支持人员参与移动办公室的部署，Doyle说：“我们为自己的支持人员配备了同样这些产品，那样他们就与用户有了一模一样的设备和软件，这点很关键。然后，支持小组可以为用户提供可靠、迅速、有效的帮助，解决问题、解答疑难。”项目完成后的一项调查显示，几乎所有人都声称使用新平台后，工作能力和效率都有了提高。McNulty说：“对这些人来说这是一次重大转变：从桌面电脑改用新硬件，有了视频、可访问网络驱动器上的文件夹等功能。”迄今为止这个项目让EDC花去了大约100万加元，McNulty估算，未来四年这个项目能为EDC增加的净收入有望达到“七位数”。 计算机世界网()

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